Keine Zeit gibt’s nicht – 5 Methoden für besseres Zeitmanagement

Ein Tag hat 24 Stunden. Das sind 1.440 Minuten. Oder 86.400 Sekunden. „Ich habe keine Zeit!“, stimmt also streng genommen nicht. Jeder hat genau gleich viel zur Verfügung, setzt aber unterschiedliche Prioritäten – und betreibt damit Zeitmanagement. Bewusst eingesetzt, kann Zeitmanagement dabei helfen, Termine und Aufgaben effizienter zu erledigen. So bleiben mehr Freizeit und mehr Zeit für die Gesundheit. Mit folgenden Methoden und Tipps bekommt man seine Zeit in den Griff.

Kein Plan? Schluss damit!

Unklare Prioritäten, Stress, die Aufmerksamkeit am falschen Platz – der Arbeitstag neigt sich dem Ende zu und wieder ist nicht alles erledigt. Das könnte am mangelnden Zeitmanagement liegen. Dabei sind das Techniken, die ohne weiteres erlernbar sind. Management-Guru Peter Drucker spricht von einem Zeitalter ungeahnter persönlicher und beruflicher Möglichkeiten. Um da auf Kurs zu gehen, muss man aber erstmal ans Steuerrad des eigenen Lebens. Methoden des Zeitmanagements sind dafür ein erster, guter Schritt.

Methoden für besseres Zeitmanagement

Die altbekannte To-Do Liste

Tausendfach gehört, selten konsequent umgesetzt. Die To-Do Liste ist einfach und gerade deswegen so hilfreich. Muss der Bericht wirklich schon heute fertig sein oder kann das auch bis übermorgen warten? Sollte nicht das Flugticket für die geplante Urlaubsreise längst gebucht sein? Beruflich wie privat können die ersten Minuten des Tages dafür genutzt werden, anstehende Tasks schriftlich festzuhalten und – ganz wichtig – zu priorisieren. Auch eine ‚Not To-Do Liste‘ leistet als Ergänzung wertvolle Unterstützung. Das hilft bei der Identifikation von Zeitdieben, die den Stress bei den wirklich wichtigen Tasks nur verschärfen.

Der Tagesplan

Jeder Mensch hat eine individuelle Leistungs- und Störkurve. Der Höhepunkt der persönlichen Leistungsfähigkeit liegt meist am Vormittag, nach dem Mittagessen sorgt das Pasta-Koma möglicherweise für schlafähnliche Zustände. Erst am Abend steigt das Leistungsvermögen dann wieder. Wer seine Gewohnheiten kennt, kann auf dieser Basis einen Tagesplan erstellen. Aufwändige Arbeiten, die viel Konzentration erfordern, sollten in die Hochphasen gelegt werden, Routinetätigkeiten eher in Zeiträume wo die eigene Leistungsfähigkeit eingeschränkt ist. Hier gibt es einen Tagesplan als pdf-Datei zum Gratisdownload.

Die Alpen-Methode

Wem schriftliche Pläne liegen, dem sei die Alpen-Methode empfohlen. Diese geht von fünf Grundprinzipien effektiven Arbeitens aus:

• Aufschreiben: Alle Termine und Tasks werden notiert.
• Länge der Arbeit: Für jede Aufgabe wird ein Zeitrahmen festgelegt.
• Pufferzeiten: Es sollten nur 60% der Zeit verplant werden – 20% sind für soziale Aktivitäten reserviert, 20% für nicht planbare Ereignisse.
• Entscheidungen: Was ist wichtig, was kann verschoben werden? Das Setzen von Prioritäten erleichtert die Tagesplanung.
• Nachkontrolle: Wie war der Tag? Konnte der Plan umgesetzt werden? Unerledigtes muss für den nächsten Tag eingeplant werden.

Die ABC-Methode

Wer seine wichtigsten Aufgaben bereits kennt, kann auf die ABC-Methode zurückgreifen. Dabei werden die Tasks in A-, B- und C-Prioritäten kategorisiert. A-Aufgaben sind jene, die den größten Beitrag zu persönlichen oder beruflichen Zielen leisten. B-Aufgaben sind delegierbar oder stehen nicht direkt mit einem der Hauptziele in Verbindung. C-Aufgaben umfassen weniger wichtige Routine-Tasks. Bei der Prioritätensetzung ist auf eine ausgewogene Verteilung zu achten. Mehr als 1-2 A-Aufgaben und 2-3 B-Aufgaben sollten nicht eingeplant werden. Die verbleibende Zeit dient der Erledigung der C-Aufgaben.

GTD – Getting Things Done

Von David Allen entwickelt, geht auch GTD von der Prämisse aus, dass alle Aufgaben schriftlich erfasst und priorisiert werden. Je dringender, desto wichtiger. Jene Aufgaben, die dringlich sind und in kurzer Zeit abgearbeitet werden können sollten an die Spitze der Liste gereiht werden. So bleibt mehr Zeit für zeitintensive Aufgaben von hoher Priorität, die direkt im Anschluss erledigt werden sollten.

Zeitmanagement lernen

Den erwähnten Methoden ist eines gemeinsam: Sie sind erlernbar und das durchaus im Selbststudium. Dafür empfohlen sei Gratis-Lektüre als e-Book oder das spannende Kursangebot zum Thema Zeit- Selbst- und Stressmanagement von lecturio.de. Zu sehr fairen Kosten gibt es umfangreiches Kursmaterial von Experten zu diesem und auch zu anderen Themen.

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